Lorsqu’un propriétaire fait l’acquisition d’un bien immobilier en vue de le louer, il doit respecter un certain nombre d’obligations légales parmi lesquelles figure la délivrance d’une quittance de loyer à son locataire. Compte tenu de la complexité des normes applicables en matière de location immobilière, beaucoup de particuliers propriétaires fonciers font le choix de confier la gestion locative de leurs biens à des professionnels. Cela engendre cependant un coût non négligeable correspondant au moins à un pourcentage du montant du loyer. Pour cette raison, de plus en plus de propriétaires décident d’effectuer cette gestion eux-mêmes. Mais comment faire pour suivre ces opérations facilement et pourquoi le quittancement est-il si important ?
Comment quittancer facilement ses loyers ?
Pour les réfractaires de l’informatique, il existe encore des carnets à souche avec un formulaire de quittance détachable qui s’écrit en deux exemplaires, l’un pour le locataire et l’autre pour le propriétaire.
Si cette méthode basique permet d’être en règle avec l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 exigeant du propriétaire la délivrance d’une quittance au locataire qui en fait la demande, elle reste cependant très limitée car elle ne permet pas un suivi précis des encaissements. Or, une bonne gestion implique parfois malheureusement d’envoyer des relances aux locataires en retard de leur règlement de loyer, voire aussi d’engager des procédures judiciaires.
Les logiciels spécialisés sont donc très vite devenus un outil incontournable pour le suivi des paiements, l’émission des appels de loyer ainsi que l’établissement des quittances une fois leur montant reçu. Pour cela, il s’est développé un système de quittance de loyer en ligne très simple d’utilisation.
Il s’agit de plateforme internet sur laquelle le propriétaire va s’inscrire pour générer automatiquement ses quittances après avoir renseigné ses informations personnelles, ainsi que l’adresse du bien, le montant du loyer principal, le montant des charges récupérables sur le locataire et les renseignements relatifs à ce dernier.
À chaque encaissement, le propriétaire peut entrer dans son espace personnel afin d’y enregistrer un paiement. En cas de retard de paiement la plateforme fera elle-même le calcul des sommes dues le ou les mois suivants en actualisant automatiquement les appels de loyers et les quittances. En cas de retard de paiement, les sommes versées par le locataire doivent en effet être affectées en priorité sur les loyers arriérés les plus anciens.
Pourquoi le quittancement est-il si important ?
Au-delà de l’obligation légale de délivrer une quittance au locataire qui en fait la demande, le quittancement revêt une importance pour ce dernier car il peut lui ouvrir certains droits comme par exemple l’Aide au logement versée par la Caisse d’Allocations Familiales. Pour bénéficier de cette aide, le locataire doit en effet démontrer qu’il est à jour de ses loyers.
La quittance peut aussi servir de justificatif de domicile pour un certain nombre de démarches administratives et en cas de recherche d’un nouveau logement, le nouveau bailleur exigera en général les trois dernières quittances afin de s’assurer que le locataire assumait déjà ses obligations contractuelles découlant de son précédent contrat de location.
Du côté du propriétaire, les quittances de loyers peuvent être très utiles en cas de contrôle fiscal pour démontrer par exemple qu’un locataire doit des arriérés importants, ce qui peut expliquer une différence notable des encaissements d’une année sur l’autre et démontrer aux services fiscaux qu’il ne s’agit pas de revenus encaissés sans être déclarés.
Si le propriétaire a souscrit une assurance contre les impayés locatifs, la compagnie d’assurances exigera également ces documents avec un décompte précis des sommes dues pour mettre en œuvre sa garantie.
En cas de nécessité de recourir à un emprunt pour effectuer des travaux d’entretien dans le bien loué, la banque voudra obtenir des garanties des revenus obtenus et la fourniture des quittances par le propriétaire est un excellent moyen de prouver le niveau de rentabilité locative du bien.
Enfin, en cas de litige avec le locataire, la fourniture des quittances sera le seul moyen de démontrer au Tribunal saisi que celui-ci est en défaut et ne remplit pas la première de ses obligations.